Comment choisir un prestataire de gestion de flotte ? Les critères essentiels
En bref — Choisir un prestataire de gestion de flotte ne se résume pas à comparer un tarif par véhicule. Il faut d'abord définir son besoin (composition du parc, organisation, objectifs), puis évaluer chaque prestataire sur sept points : connaissance de votre type de flotte, indépendance et transparence du modèle économique, périmètre réellement pris en charge, qualité des outils, qualité de service au quotidien, capacité de conseil et aptitude à accompagner les évolutions du parc. Une grille de critères pondérée selon vos priorités permet ensuite de comparer les offres objectivement.
Choisir un prestataire de gestion de flotte ne consiste pas seulement à comparer un tarif par véhicule. Périmètre de services, indépendance, outils, qualité de service, capacité de conseil... les différences peuvent être importantes d'un acteur à l'autre.
Et le « bon » prestataire dépend avant tout de votre flotte, de votre organisation et de vos objectifs. Avant de comparer les offres, il faut donc commencer par définir précisément votre besoin.
Vous vous demandez encore s'il est préférable de conserver la gestion de votre flotte en interne ou de l'externaliser ? Retrouvez notre article consacré aux avantages et aux limites de l'internalisation et de l'externalisation de la gestion de flotte.
Avant de comparer les prestataires, définissez votre besoin
Le nombre de véhicules constitue évidemment un premier indicateur, mais il est loin d'être suffisant.
Une flotte de véhicules particuliers attribués à des collaborateurs et financés en LLD n'implique pas la même organisation qu'un parc de véhicules utilitaires aménagés, utilisés quotidiennement par des équipes techniques. De même, un parc centralisé en France ne présente pas les mêmes enjeux qu'une flotte répartie entre plusieurs sociétés ou plusieurs pays.
Avant de consulter des prestataires, il est donc utile de dresser un état des lieux :
taille du parc et répartition éventuelle entre plusieurs sociétés, avec des modes de gestion identiques ou différents selon les entités ;
répartition entre véhicules particuliers (VP) et utilitaires (VU), avec leurs éventuelles contraintes métier ;
catégories de véhicules et règles d'attribution, notamment la politique d'avantages en nature ;
modes de financement, fournisseurs en place et budget actuel de la flotte ;
kilométrages, lois de roulage et niveau de sinistralité / accidentologie ;
organisation actuelle de la gestion de flotte et ressources internes mobilisées ;
logiciel de gestion, télématique ou solutions de connectivité éventuellement déjà utilisés ;
qualité et disponibilité des données ;
échéances des contrats en cours ;
implantation géographique des véhicules et éventuelle dimension internationale ;
part de véhicules électriques ou hybrides et enjeux liés à la recharge.
Il faut surtout définir ce que l'entreprise attend de son futur prestataire : réduire les coûts ? Libérer du temps en interne ? Améliorer le service aux conducteurs ? Fiabiliser les données ? Mieux piloter les fournisseurs ? Accompagner le verdissement du parc ?
Ce diagnostic permettra de définir le bon périmètre de services et de comparer des offres répondant réellement au même besoin.
1. Le prestataire connaît-il les problématiques de votre flotte ?
Le premier critère n'est pas nécessairement la taille du prestataire, mais son adéquation avec votre organisation.
Depuis combien de temps intervient-il dans la gestion de flotte ? Combien de véhicules gère-t-il ? Dispose-t-il de références comparables à votre entreprise et à votre parc ?
Certaines configurations nécessitent en effet des compétences particulières : véhicules utilitaires aménagés, véhicules multi-conducteurs, parc réparti entre de nombreux établissements, gestion internationale, flotte de véhicules achetés nécessitant notamment l'accès à un plateau technique...
Les références clients sont donc intéressantes à condition qu'elles soient réellement comparables à votre situation. N'hésitez pas à demander des exemples de missions similaires, voire des références clients que vous pourrez contacter.
L'ancienneté, les effectifs, la solidité financière du prestataire et sa capacité à assurer la continuité du service constituent également des éléments à prendre en compte.
2. Le gestionnaire de flotte est-il indépendant et son modèle économique est-il transparent ?
C'est un critère parfois sous-estimé.
Le gestionnaire de flotte est amené à conseiller l'entreprise sur ses véhicules, ses modes de financement, ses contrats, ses fournisseurs ou encore ses renouvellements. Il est donc important de comprendre les liens qu'il entretient avec les différents acteurs du marché.
Le prestataire appartient-il à un loueur ou à un groupe automobile ? Perçoit-il des commissions ou des rétrocessions de certains fournisseurs ? Comment celles-ci sont-elles traitées ?
Il faut également comprendre précisément comment il se rémunère : abonnement, coût par véhicule, prestations complémentaires, facturation de certaines opérations...
Comparer uniquement un tarif mensuel par véhicule peut être trompeur si les prestations incluses diffèrent fortement.
Au-delà du prix affiché, la bonne question est donc : quel sera le coût réel de la prestation et quelle valeur apportera-t-elle à l'entreprise ?
Temps économisé en interne, optimisation des contrats et des coûts d'usage, meilleure maîtrise des échéances, amélioration du suivi du parc... ces bénéfices doivent aussi entrer dans l'équation.
3. Quel périmètre prend-il réellement en charge ?
« Gestion de flotte » peut recouvrir des réalités très différentes.
Selon les prestataires, le périmètre peut inclure :
l'achat et le renouvellement des véhicules ;
le financement et les relations avec les loueurs ;
les commandes et livraisons ;
la maintenance et les pneumatiques ;
les sinistres et les amendes ;
la relation avec les conducteurs ;
le suivi des kilométrages et des contrats ;
les restitutions et le remarketing ;
le reporting et le pilotage du parc.
L'enjeu n'est donc pas de rechercher le prestataire proposant le plus de services, mais celui qui prend en charge les tâches que vous souhaitez réellement externaliser.
Il faut surtout éviter les zones grises.
Qui commande le véhicule ? Qui valide une intervention ? Qui échange avec le loueur ? Qui répond au conducteur ? Qui contrôle une facture ? Qui suit les échéances ou organise une restitution ?
Pour chaque étape importante, la répartition des responsabilités entre l'entreprise et son prestataire doit être clairement définie.
4. Les outils du gestionnaire permettent-ils vraiment de piloter votre flotte ?
Un bon logiciel de gestion de flotte ne se résume pas à un tableau de bord esthétique.
Il doit permettre de consolider les informations nécessaires au pilotage du parc, de produire des indicateurs pertinents et, si nécessaire, d'échanger des données avec les autres outils de l'entreprise : SIRH, comptabilité, outils fournisseurs, télématique...
Si vous disposez déjà d'un logiciel de gestion de flotte, vérifiez également que le prestataire peut travailler avec celui-ci ou, à défaut, reprendre facilement les données existantes.
Interopérabilité, API, qualité du reporting, possibilités d'export, sécurité des données et conformité RGPD sont autant de points à examiner.
Mais la technologie ne fait pas tout. Un outil n'a de valeur que si les données qu'il contient sont fiables et permettent réellement de prendre de meilleures décisions.
5. Quelle qualité de service le gestionnaire de flotte apporte-t-il au quotidien ?
La qualité d'un prestataire se mesure aussi lorsque quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Un conducteur immobilisé, un problème de pneumatiques, une question concernant un contrat ou une restitution : qui appelle-t-il ? À quels horaires ? Où son appel est-il traité ? Dispose-t-il d'un interlocuteur capable de résoudre directement son problème ?
Ces aspects très opérationnels permettent souvent de différencier les offres.
Interrogez les prestataires sur leur organisation : interlocuteur dédié ou non, localisation des équipes qui traitent les demandes, délais de réponse, procédures d'escalade...
Demandez également comment la qualité de service est mesurée : quels KPI sont suivis ? À quelle fréquence sont-ils communiqués ? Quels engagements sont pris sur les délais de réponse ou de traitement ?
La technologie facilite la gestion, mais elle ne remplace pas la qualité de la relation avec les conducteurs et les équipes de l'entreprise.
6. Apporte-t-il du conseil ou seulement de la gestion ?
Externaliser peut répondre à deux besoins différents : exécuter des tâches opérationnelles ou améliorer la performance globale de la flotte.
Dans le second cas, la dimension conseil devient essentielle.
Le prestataire doit être capable d'analyser les données du parc, d'identifier des pistes d'optimisation, de challenger les contrats et les pratiques et d'aider l'entreprise à prendre ses décisions.
Cette capacité est d'autant plus importante que la gestion automobile s'est complexifiée : fiscalité, avantages en nature, réglementation, évolution des motorisations, maîtrise des coûts d'usage...
Il est donc pertinent de demander qui analysera réellement votre flotte, à quelle fréquence et sous quelle forme les recommandations seront formulées.
7. Peut-il accompagner les évolutions de votre flotte ?
Le prestataire choisi aujourd'hui doit également être capable d'accompagner les transformations de demain.
L'électrification en est un bon exemple. Il ne s'agit pas simplement de remplacer des véhicules thermiques par des véhicules électriques. Il faut analyser les usages et les kilométrages, identifier les véhicules réellement électrifiables, prendre en compte la recharge et les bornes et mesurer les conséquences économiques et fiscales.
L'expertise en matière de transition énergétique et plus largement la capacité à accompagner la politique RSE de l'entreprise constituent donc désormais des critères importants.
Il faut également s'intéresser à la capacité du prestataire à absorber les évolutions de l'organisation : croissance du parc, nouvelles implantations, changement de fournisseurs, évolution des outils ou développement international.
Enfin, pensez au déploiement. Reprendre une flotte suppose de récupérer et fiabiliser les données, intégrer les contrats en cours, définir de nouveaux processus et accompagner les collaborateurs. Demandez au prestataire comment il organise cette transition et quels moyens il y consacre.
Comment comparer plusieurs prestataires de gestion de flotte ?
Une fois les offres reçues, le risque est de comparer ce qui est le plus facile à comparer : le prix.
Une méthode plus pertinente consiste à construire en amont une grille d'évaluation commune et à pondérer les critères selon les priorités de l'entreprise.
Critères | Points à comparer |
Expertise | Expérience, parc géré, références comparables, VP/VU, international |
Périmètre | Prestations incluses, exclusions, responsabilités respectives |
Coût | Modèle de rémunération, coût global, prestations complémentaires, transparence |
Indépendance | Liens avec loueurs, financeurs et fournisseurs |
Outils | Logiciel, reporting, API, intégrations, qualité des données |
Service | Interlocuteurs, réactivité, localisation du support, KPI |
Conseil | Capacité d'analyse et d'optimisation |
RSE | Expertise VE, recharge, verdissement de la flotte |
Déploiement | Reprise des données, planning, conduite du changement |
Garanties | Solidité financière, sécurité des données, conformité RGPD |
Il n'existe pas de pondération universelle. Une entreprise pourra privilégier la réduction des coûts quand une autre accordera davantage d'importance à la qualité du service aux conducteurs, à la capacité de conseil, à la dimension internationale ou à l'accompagnement de sa transition énergétique.
L'essentiel est de définir ces priorités avant de comparer les propositions. Cela évite qu'un critère particulièrement visible – généralement le prix ou le logiciel – ne masque les autres dimensions de la prestation.
Le bon prestataire est celui qui correspond à votre organisation
Il n'existe finalement pas de classement universel des prestataires de gestion de flotte.
Le bon partenaire est celui dont l'expertise, les outils, l'organisation et le modèle économique correspondent à la réalité de votre parc et aux objectifs que vous vous êtes fixés.
Définir précisément son besoin, clarifier le périmètre de responsabilité, comparer le coût global, vérifier les engagements de service et construire une grille de critères permettent de rendre la sélection beaucoup plus objective.
Et surtout de répondre à la question essentielle : le prestataire permettra-t-il réellement à votre entreprise de mieux maîtriser sa flotte tout en simplifiant sa gestion ?
Vous cherchez un prestataire pour gérer votre flotte ?
Avant d'externaliser tout ou partie de votre gestion de flotte, holson vous aide à analyser votre organisation, à identifier vos besoins et à définir le périmètre de gestion adapté à vos enjeux.
Échangez avec nos experts pour faire le point sur votre flotte et vos besoins.
Crédit photo : Lance Asper / Unsplash
Commentaires